چگونه یک پاورپوینت خوب بسازیم — نکات کلیدی طراحی و ارائه Powerpoint

مقدمه

همان‌طور که می‌دانید، دانستن اینکه چگونه یک پاورپوینت خوب بسازیم، بخش مهمی از تحصیلات تکمیلی و همچنین زندگی پس از دوران تحصیلی افراد یک جامعه است. گاهی موقعیت‌هایی پیش می‌آید که ممکن است برای ارائه بهتر مطلب به مخاطب، نیاز به این ابزار کمکی داشته باشیم.

حال شاید به این فکر کنید که پاورپوینت چیست؟ پاورپوینت یک برنامه کامپیوتری و یکی از نرم افزارهای مجموعه مایکروسافت آفیس است و از آن در تهیه و نشان دادن اسلاید در سخنرانی‌ها و ارائه های کلاسی استفاده می‌شود. از این برنامه در سرتاسر دنیا برای ارائه کلاسی و presentation استفاده می‌شود. در ادامه به طراحی یک پاورپوینت خوب برای یک ارائه حرفه‌ای و بررسی نکات ریز و درشت آن می‌پردازیم.

اصول طراحی اسلاید برای یک ارائه موفق

هر پاورپوینتی که طراحی می‌کنید، دارای اسلایدهایی است که به کمک آن‌ها می‌توانید ارائه خود را از این رو به آن رو کنید. برای مثال یک پاورپوینت دارای اسلایدهای مناسب ارائه می‌تواند موفق باشد و اگر اسلایدهای گیج کننده و پر زرق و برق داشته باشد ممکن است موجب حواس پرتی و دلزدگی مخاطب شود. پس رعایت اصول طراحی اسلاید برای داشتن یک ارائه موفق الزامی است. اگر می‌خواهید درمورد داشتن یک پاورپوینت خوب و نحوه ساختن آن اطلاعات کسب کنید، با ما همراه باشید.

۱- انتخاب موضوع برای ارائه

اولین گام و مهم‌ترین اصل در طراحی یک پاورپوینت، انتخاب موضوع مناسب است که در ادامه بتوانیم مطالبی با محوریت موضوع انتخابی خود جمع آوری کنیم. به این نکته توجه داشته باشید که نظر خودتان برای انتخاب موضوع پاورپوینت در اولویت است. چرا که ارائه دهنده شما هستید و موضوع ارائه باید در آغاز برای شخص خود شما جذابیت داشته باشد تا بتوانید خلاقیت بیشتری به کار ببرید و نتیجه‌ی چشم‌گیری را رقم بزنید.

رعایت نکاتی از جمله مرتبط بودن موضوع پاورپوینت با رشته تحصیلی یا حوزه فعالیت می‌تواند به شما کمک کند تا ارائه خوبی داشته باشید. این کار علاوه بر اینکه بر تجربیات شما می‌افزاید، بلکه به شما کمک می‌کند تا در جریانات دفاع پایان نامه نیز دست تان باز باشد و نگرانی بابت تهیه پاورپوینت و ارائه نداشته باشید.

۲- جمع آوری اطلاعات در مورد موضوع انتخابی

گام دوم، پیدا کردن مطالب و اطلاعات برای استفاده در مبحث چگونه یک پاورپوینت خوب بسازیم، می‌باشد. این مطالب را می‌توان به چندین روش مختلف، جست و جو و بدست آورد. گاهی برای انجام تحقیق می‌توانیم از اطلاعات و مدارک موجود استفاده کنیم و نیازی به بدست آوردن داده‌ها و اطلاعات جدید نیست. اما یکی از مهم‌ترین اشکالات این روش، قدیمی و کهنه بودن اطلاعات است. پس برای رفع این مشکل و کسب اطلاعات به روز و موثق میتوانیم از منابعی چون اینترنت و مقالات علمی پژوهشی بهره ببریم.

امروزه جست و جو در اینترنت به عنوان یک مهارت شناخته می‌شود و لازم است هر کسی که با تکنولوژی و رایانه سر و کار دارد بتواند از درون دنیای گسترده اینترنت اطلاعات و مطالب مطلوب خود را استخراج کند. سعی کنید در جمع آوری اطلاعات، بیشتر بر روی جزئیاتی که عموم مخاطبان از آن بی خبرند تمرکز کنید. پس در این مرحله می‌توانید از مهارت‌های وب گردی استفاده کنید و مطالب مورد نیاز خود را برای تهیه پاورپوینت به دست آورید.

۳- پیاده کردن مطالب در محیط پاورپوینت

بعد از جمع آوری اطلاعات در مورد موضوع، حالا می توانید مطالب خود را در محیط پاورپوینت به صورت اسلایدهای متنی و تصویری پیاده سازی کنید. به این نکته توجه داشته باشید که پاورپوینت تنها یک ابزار برای نمایش کلیات یک ارائه است و توضیح مطالب جزئی و کامل‌تر دست خود شما است. پس باید در اسلایدهایی که می‌سازید از پر کردن آن با جملات طولانی اجتناب کنید و توضیحات تکمیلی را خود شما به مخاطب ارائه کنید.

برای اینکه بتوانید هنگام ارائه از توضیحات تکمیلی به نحو احسن استفاده کنید، تنها کافیست آن‌ها را در بخش نوت (Note) پاورپوینت وارد نمایید. با این روش هنگام ارائه می‌توانید بدون اینکه مخاطبان توضیحات اضافی را ببینند، از روی متون موجود در بخش نوت بخوانید و ارائه خود را بدون استرس یا حفظ کردن مطالب انجام دهید.

آموزش ساخت اسلاید در پاورپوینت

پس از آن که مطالب مدنظر خود را جهت پیاده سازی در پاورپوینت پیدا کردید، لازم است که آن‌ها را در اسلایدها وارد نمایید. بخش اصلی هر پاورپوینت اسلایدهای آن است، پس از نحوه کار کردن با اسلایدها را بلد نباشید، عملاً نمی‌توانید یک پاورپوینت خوب طراحی کنید. در ادامه به برخی نکات مهم در ساخت اسلایدها اشاره می‌کنیم.

۱- اسلاید

در این مرحله شما می‌توانید از متون و تصاویری که مرتبط با موضوع ارائه شما هستند استفاده کنید، تجربه ثابت کرده پاورپوینت ارائه کلاسی‌ هایی که از تصاویر و نمودار استفاده کرده‌اند، تاثیر بیشتری روی مخاطب میگذارند و قابل فهم‌تر هستند. اطمینان حاصل کنید که تصویر شما تاثیر و وضوح خود را هنگام نمایش بر روی صفحه نمایش بزرگتر حفظ می‌کند. با یادگیری چگونه یک پاورپوینت خوب بسازیم می‌توان، تاثیر بیشتری روی یادگیری مخاطب گذاشت. به نکات زیر توجه کنید:

• تعداد اسلایدها را محدود کنید. پاورپوینتی که تعداد زیادی اسلاید داشته باشد مخاطب را خسته و از گوش کردن به ادامه‌ی ارائه منصرف می‌کند.
• ارائه دهندگانی که دائماً به اسلاید بعدی می‌روند و زمان کافی را برای هر اسلاید اختصاص نمی‌دهند، احتمالاً مخاطبان خود را از دست می‌دهند.

۲- متن

سعی کنید هر اسلاید را به یک ایده خاص محدود کنید. انجام این کار واقعا به ارائه شما کمک می‌کند تا متن اسلاید را به حداقل برسانید. فضای خالی روی هر اسلاید، خوانا بودن آن را افزایش می‌دهد. از استفاده از محرک کننده‌های پر زرق و برق برای متن خودداری کنید؛ این ویژگی‌ها ممکن است در ابتدا چشمگیر به نظر برسند، اما حواس‌ شنونده را از موضوع پرت می‌کنند و به سرعت برای مخاطب دلزده می‌شوند. در هنگام نوشتن متن به نکات زیر توجه کنید.

• سعی کنید از فونت‌هایی استفاده کنید که خواندن آن برای مخاطب آسان باشد.
• برای همه تیترهای خود از فونت یکسانی استفاده کنید.
• یک فونت را برای متن و دیگری را برای سرفصل‌ها انتخاب کنید.
• سعی کنید از بیش از چهار فونت در کل پاورپوینت خود استفاده نکنید.
• در صورت استفاده از کلمات اختصاری، تفصیل آن را در پرانتز ذکر کنید.

۳- رنگ

تعداد رنگ‌ها را روی یک صفحه محدود کنید. رنگ‌های روشن باعث برجسته شدن اجسام کوچک و خطوط نازک می‌شوند. با این حال، برخی از رنگ‌های پر جنب و جوش هنگام نمایش به سختی خوانده می‌شوند. قبل از ارائه در کلاس، همه رنگ‌ها را روی یک صفحه نمایش بررسی کنید. رنگ‌ها ممکن است متفاوت از آنچه در مانیتور ظاهر می‌شود، نمایش داده شوند.

۴- زمینه‌ اسلاید

از رنگ‌های متضاد برای متن و پس‌زمینه استفاده کنید. متن روشن در پس‌زمینه تیره یا متن تیره در پس زمینه روشن بهتر به چشم می‌آید. با این حال، پس زمینه‌های تیره گاهی اوقات خواندن متن را برای برخی افراد دشوار می‌کند. در طراحی و انتخاب زمینه اسلاید به نکات زیر توجه کنید:

• اسلاید‌هایی که پس زمینه‌ی طرح دار دارند، توانایی خوانایی متن را کاهش می‌دهند.
• حتی الامکان قالب پس‌زمینه را ثابت نگه دارید.
• تعداد تصاویر گرافیکی در هر اسلاید را محدود کنید و از یک یا دو تصویر بزرگ به جای چندین تصویر کوچک استفاده کنید.
• هنگام استفاده از نمودارها یا تصاویر گرافیکی، فقط از یک متن کوتاه برای توضیح نمودار استفاده کنید.

۴- تمرین و مرور برای ارائه

یکی از مهم ترین بخش‌هایی که باید در چگونه یک پاورپوینت خوب بسازیم بدانید، تمرین، مرور و تکرار مطالب اسلایدهای ساخته شده در مراحل قبل است. در ابتدا تصور کنید تمامی افراد حاضر در جلسه، اکنون حاضر و نظاره‌گر شما هستند، می‌توانید اتاق خود را کلاس تصور کنید و ارائه خود را در آن‌جا شبیه سازی کنید. اگر مطالب را فراموش می‌کنید، می‌توانید در یک کاغذ کوچک نوت برداری یا یاداشت برداری کنید و از روی آن، به تمرین و مرور بپردازید.

اجرا را با معرفی خود و موضوع ارائه‌تان شروع و با مخاطبان ارتباط برقرار کنید. سعی کنید چندین بار این کار را انجام دهید چون شروع یک ارائه و گرم گرفتن شما با افراد حاضر در جلسه، می‌تواند به تاثیر گذاری ارائه شما کمک بسیاری کند. حتماً قبل از ارائه، خواب کافی داشته باشید تا از تمرکز بالا و انرژی کافی برخوردار باشید.

۵- ارائه پاورپوینت در کلاس

گام آخر در تهیه پاورپوینت و چگونه یک پاورپوینت خوب بسازیم، عرضه و ارائه آن پیش روی مخاطب است. هر چه در گام‌های پیش آموخته‌اید، اکنون زمان آزمون آن‌ها برای اجرا است؛ دیگر همه چیز به خودتان بستگی دارد، اینکه نتیجه مثبتی را رقم بزنید یا آن را از دست بدهید. در ادامه نکات و ترفندهایی را بررسی می‌کنیم که شما را در طول اجرای ارائه کلاسی یاری می‌کند. پس با دقت به این نکات توجه کنید.

• هرگز نمی‌دانید که نقص تجهیزات یا رابط‌های ناسازگار چه زمانی شما را مجبور می‌کند که پاورپوینت خود را در رایانه دیگری ارائه دهید. با داشتن یک نسخه پشتیبان از ارائه خود در یک حافظه جانبی مثل USB آماده باشید.
• با دقت، روی زمان ارائه خود برنامه ریزی و مدیریت داشته باشید. شما باید در کمترین زمان ممکن، بهترین ارائه را بدهید.
• از مخاطبان بخواهید اطلاعات مربوط به اسلاید آینده را پیش‌بینی کنند، یا راجب مطالب هر اسلاید نظر خود را مطرح کنند. این کار سبب می‌شود فضای جلسه تغییر کند و شنوندگان حاضر در جلسه به چالش کشیده شوند و با شرکت در بحث دچار خستگی نشوند.
• مطمئن شوید که اسلایدها از روی صندلی‌های ردیف عقب قابل خواندن هستند.
• از روی اسلایدهای خود نخوانید، توجه داشته باشید که ۹۹ درصد مواقع، شما باید به مخاطبان خود نگاه کنید، نه به اسلاید‌های پاورپوینت چون که محتوای اسلایدهای شما برای مخاطب است نه برای ارائه دهنده.
• اگر مخاطب بتواند هر آنچه را که می‌خواهید بگویید بخواند، ارائه شما جذابیتی نخواهد داشت. ارائه دهنده باید بر گفتار و گوش دادن تعاملی تمرکز کند، نه خواندن توسط گوینده یا مخاطب.
• راحت و واضح صحبت کنید و از استفاده از کلمات تخصصی و پیچیده پرهیز کنید. به طوری که مطالب برای همه قابل فهم باشد.
• حرکت و راه رفتن در طول ارائه برای کاهش استرس ارائه دهنده، به دست گرفتن اوضاع و تغییر وضعیت محیط مفید است.
• اگر از جلوه های صوتی استفاده می‌شود، منتظر بمانید تا صدا تمام شود سپس صحبت کنید.

اگر در حال تنظیم پایانامه خود هستید می توانید از دوره حرفه ای ما استفاده کنید و پایانامه خودتان را در word تنظیم کنید:

دوره آموزش حرفه ای صفر تا ۱۰۰ تنظیم پایان نامه با نرم افزار ورد

کلیک کنید

نکات مهم در ارائه پاورپوینت

پس از آن که دانستیم چگونه یک پاورپوینت خوب بسازیم، حال می‌خواهیم ترفندهایی برای سرعت بخشیدن به روند اجرا را خدمتتان بگوییم. دانستن این نکات می‌تواند به بهبود روند ارائه پاورپوینت کمک شایانی کند. پس موارد زیر را با دقت مطالعه کنید.

اگر می‌خواهید به اسلاید بعد بروید:

1. استفاده از کلید های جهت دار (فلش رو به پایین و راست) روی کیبورد
2. استفاده از کلید Enter روی کیبورد
3. استفاده از کلید N روی کیبورد
4. استفاده از چپ کلیک ماوس
5. با استفاده از ماوس روی اسلاید کلیک راست کرده و در منوی میانبر باز شده، روی Next کلیک کنید.

اگر می‌خواهید به اسلاید قبل بروید:

1. استفاده از کلیدهای جهت دار (فلش رو به بالا و چپ) روی کیبورد
2. استفاده از کلید P روی کیبورد
3. استفاده از کلید BackSpace روی کیبورد
4. با استفاده از ماوس روی اسلاید کلیک راست کرده و در منوی میانبر باز شده، روی Previous کلیک کنید.

اگر می‌خواهید روی اسلاید زوم کنید:

1. استفاده از کلید های + برای Zoom In و – برای Zoom Out روی کیبورد
2. با استفاده از ماوس روی اسلاید کلیک راست کرده و در منوی میانبر باز شده، روی Zoom In کلیک کنید.
3. با استفاده از ماوس در اسلاید روی علامت ذره بین کلیک چپ کرده و ناحیه‌ای که می‌خواهید عمل زوم انجام شود را انتخاب کنید.

اگر می‌خواهید با استفاده از قلم در اسلاید مطلبی را خاطر نشان شوید:

1. می‌‎توانید با فشردن کلید های ترکیبی Ctrl+P قلم را فعال کنید (برای غیر فعال کردن قلم  Ctrl+A یا Ctrl+P را بفشارید).
2. با استفاده از ماوس روی اسلاید کلیک راست کرده و Pointer Options را انتخاب کنید – از اینجا رنگ جوهر را تغییر دهید یا قلم یا هایلایتر را برای نوشتن روی اسلاید انتخاب کنید.

اگر در طول اجرا صفحه به صورت ناگهانی سیاه یا سفید شده است؟

• می‌توانید با فشردن کلید B یا W روی کیبورد آن را برطرف کنید.

سخن آخر درمورد چگونه یک پاورپوینت خوب بسازیم

ما در این مطلب سعی کردیم که نکات مهم و کلیدی که می‌توانید برای تهیه و ساخت یک پاورپوینت برای ارائه در کلاس یا جلسه کاری خود استفاده کنید، را در چند گام معرفی کنیم. استفاده از این نکات می‌تواند تاثیر فراوانی در روند ساخت و ارائه شما داشته باشد. با دانستن اینکه یک پاورپوینت خوب چه مشخصاتی دارد، می‌توانید تصمیم بگیرید که چگونه پاورپوینت خود را طراحی کنید، و همینطور در ارائه آن کوشا باشید.