طریقه نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی + نمونه متن ایمیل انگلیسی

ایمیل یکی از پرکاربردترین وسایل ارتباطی در جهان است. پیام رسانی با ایمیل سریع و فوری بوده و این امکان را به افراد می‌دهد تا با انواع مشاغل در داخل و خارج تعامل داشته باشند. یکی از دغدغه‌های اصلی افراد در ارتباط با ایمیل، است. در محل کار یا برای فعالیت‌های پژوهشی و دانشگاهی، نوشتن ایمیل‌های رسمی به زبان انگلیسی و به روش اصولی خود به رعایت یکسری نکات نیاز دارد که دانستن آن‌ها ضروری است. همچنین برای نوشتن هر متنی به زبان انگلیسی، به دانش متوسط رو به بالا در این زبان نیاز است.

طریقه نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی

همان‌طور که در مقدمه محتوا اشاره داشتیم برای نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی، رعایت یکسری نکات و چارچوب‌ها حائز اهمیت است. متن ایمیل نباید به‌طور بداهه نوشته شود و پیش از نوشتن ایمیل انگلیسی مخصوصاً از نوع رسمی، باید موارد زیر را در نظر گرفت و طبق آن‌ها پیش رفت:

موضوع ایمیل

اولین و مهم‌ترین پارامتر در ایمیل موضوع آن است. در واقع متن موضوع اولین اطلاعاتی است که گیرنده از ایمیل دریافت می‌کند و اگر مناسب نباشد ممکن است خواننده هرگز متن کامل آن ایمیل را باز نکند. در نتیجه توصیه می‌کنیم که حتماً برای بخش موضوع ایمیل، پیامی واضح و دقیق انتخاب کنید که در عین کوتاه بودن، در دو سه کلمه محتوای متن ایمیل را بیان کرده و نظر گیرنده را به خود جلب کند.

سبک ایمیل در مقاله طریقه نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی

عامل بعدی سبک متن نوشتاری شما در ایمیل است. توجه کنید که برای ایمیل‌های رسمی و به زبان انگلیسی، جملات باید کوتاه و دارای ساختار ساده‌ای باشند. حتماً به پاراگراف بندی متن دقت کرده و پس از چند جمله پاراگراف را به اتمام برسانید. این کار کمک می‌کند که خواننده با سرعت بیشتری نکات کلیدی متن را استخراج کرده و راحت‌تر موضوع را متوجه شود.

فرمول‌ها و قواعد ادبی

عامل بعدی در طریقه نوشتن ایمیل به انگلیسی، فرمول و قواعد به کار رفته در متن است. هنگامی که یک فارسی زبان یا هر فردی که زبان مادری و اصلی آن با انگلیسی تفاوت دارد بخواهد متن ایمیل را به انگلیسی بنویسد، پیش از هر چیزی باید از قوانین، قواعد و فرمول‌های ادبی آن اطلاع کامل کسب کند، چرا که داشتن اشکالات پایه‌ای و گرامری در متن ایمیل انگلیسی اصلاً خوشایند نیست. در صورتی که تمایل دارید تا این نکات را به کمک فیلم‌های آموزشی بیاموزید پیشنهاد ما دریافت مجموعه آموزش زبان انگلیسی فرادرس است؛ برای دریافت این آموزش روی لینک زیر کلیک کنید:

• مجموعه آموزش زبان انگلیسی — کلیک کنید

بررسی مجدد ایمیل

هیچ‌گاه پیش از بررسی مجدد و خواندن متن ایمیل، آن را ارسال نکنید، چرا که احتمال بروز اشتباهات گرامری و حتی تایپی در متن وجود دارد. در نتیجه با گذاشتن چند دقیقه زمان و بررسی مجدد متن و برطرف کردن ایرادات آن، از اشتباهات غیرحرفه‌ای پیشگیری کنید. در صورت امکان از یک فرد انگلیسی با تسلط بالا بر این زبان بخواهید که متن ایمیل شما را چک کند.

امضا در مقاله طریقه نوشتن ایمیل به انگلیسی

در انتهای متن ایمیل خود به امضا نیاز دارید که این امضا شامل اطلاعات نویسنده و یا شرکت مورد نظر است. در این بخش می‌توانید مواردی نظیر نام و نام خانوادگی، عنوان شغلی، جزئیات نسبی در مورد شرکت، لینک وب سایت و…. را نوشته که هدف آن کسب آگاهی بیشتر خواننده نسبت به فرستنده ایمیل است. دقت کنید، تفاوت ایمیل‌های رسمی با ایمیل‌های دوستانه در این است که مدل‌های رسمی، جدی و موادبانه تایپ می‌شوند ولی ایمیل‌های دوستانه نیازی به جدی بودن و یا استفاده از قواعد و جملات کتابی و رسمی ندارند.

ایمیل‌های رسمی بیشتر برای همکاری و یا تقاضا به ارگان‌های مختلف ارسال می‌شوند و شامل اطلاعات مهم هستند. اما نمونه‌های دوستانه برای آشنایی یا اطلاع رسانی و یا تعیین قرار ملاقات و… هستند.

پاورپوینت آموزش زمان ها در انگلیسی — یک بار برای همیشه!

پاورپوینت آموزش زمان ها در انگلیسی — یک بار برای همیشه!

کلیک کنید

نمونه متن ایمیل رسمی

در ادامه یک نمونه از طریقه نوشتن ایمیل به انگلیسی که به طور رسمی ‌است و موضوع آن ارسال کاتالوگ می‌باشد را با هم مشاهده ‌می‌کنیم:

Subject: New catalogue

Dear Ms.Luccy

Following your request, we have sent you our latest catalog. In the final hours of the day, our representative will contact you to arrange a meeting on a day and time this week that is convenient for you to discuss the details of the products and their suitability for your company in detail.

For further information, please contact us.

Yours sincerely,Trojan

موضوع: کاتالوگ محصولات جدید

خانم لوسی عزیز

به دنبال درخواست شما، ما جدیدترین کاتالوگ خود را برای شما ارسال کرده ایم. در ساعات پایانی روز نماینده ما با شما تماس خواهد گرفت تا جلسه ای را در روز و تایمی در این هفته که برای شما مناسب است، ترتیب دهد تا در مورد جزئیات محصولات و تناسب آن‌ها با شرکت شما با جزئیات صحبت کنیم.

برای کسب اطلاعات بیشتر، لطفا تماس بگیرید.

ارادتمند شما، تروجن

نمونه متن ایمیل نیمه رسمی

گاهی متن ایمیل شما نه به جدیت ایمیل‌های اداری است و نه به راحتی ایمیل‌های دوستانه، به این نوع از ایمیل‌ها ایمیل نیمه رسمی می‌گویند. در ایمیل نیمه رسمی ضمن حفظ ادب و احترام می‌توان از جملات عامیانه تر استفاده کرد.

Dear Professor Johnson

I really enjoyed learning about the speaking course and I am interested in continuing the advanced speaking course next semester. I would like to meet with you to get more information about scholarships for international students.

May I meet you at your office next month? Please tell me what day and time is best for you.

Thank you very much for your time!

John Smith

نمونه ای از ایمیل نیمه رسمی:

پروفسور جانسون عزیز

از آشنایی با دوره گویندگی بسیار لذت بردم و علاقه مند شدم ترم بعدی دوره پیشرفته گویندگی را ادامه دهم. من می‌خواهم با شما ملاقات کنم تا  اطلاعات بیشتر در مورد بورسیه تحصیلی برای دانشجویان بین المللی به دست بیاورم.

آیا ممکن است ماه آینده با شما در دفترتان ملاقات کنم؟ لطفاً به من بگویید چه روز و چه ساعتی برای شما بهتر است.

خیلی ممنون از وقت شما!

جان اسمیت

نوشتن ایمیل دوستانه به انگلیسی

به طور کلی طریقه نوشتن ایمیل به انگلیسی نیاز به آگاهی کافی نسبت به این زبان، نکات گرامری و دایره لغات بالا دارد. اما بین ایمیل رسمی و ایمیل دوستانه و صمیمی تفاوت‌هایی وجود دارد. تفاوت عمده این دو دسته ایمیل در نحوه نگارش و لحن کلام متن می‌باشد. در ایمیل‌های رسمی لحن کلام باید نسبتاً رسمی باشد و ادب و احترام در آن رعایت شود. به عنوان مثال برای نوشتن ایمیل به اساتید یا شرکت‌های همکار و… در کنار آنکه لحن رسمی و مؤدبانه باشد، باید از کلامات و جملات رسمی استفاده شود، اما در ایمیل‌های دوستانه و صمیمی می‌توان از کلمات عامیانه و روزمره استفاده کرد و ایرادی در متن پیش نمی‌آید.

یک ایمیل دوستانه نیز مانند ایمیل رسمی، دارای چهارچوب‌های خاص خود است که با رعایت آن در کنار پیام رسانی، متنی زیباتر برای مخاطب خود ارسال می‌کنید. عنوان ایمیل می‌تواند نام خود فرد و یا موضوع بیان شده یا یک کلمه مرتبط با متن ایمیل باشد. طبیعتاً ایمیل دوستانه نیز باید یک متن آغازین داشته باشد که در این متن به سلام و احوالپرسی پرداخته شود. به عنوان مثال با آوردن نام فرد و جملاتی همچون نمونه‌های زیر می‌توان متن ایمیل دوستانه را آغاز کرد.

How are you

What’s up?

Hey

I hope you are doing well.

با پایان یافتن قسمت مقدمه متن ایمیل به مرحله بعدی که جایگاه نوشتن متن اصلی است می‌رسیم. برای این قسمت باید پاراگراف جداگانه‌ای آغاز کنید تا متن نامه به طور کامل از متن مقدمه و احوالپرسی قابل تمایز باشد. در این متن به طور مختصر اطلاعاتی در مورد موضوع صحبت ایمیل نوشته می‌شود، البته در مواردی می‌توان از این بخش صرف نظر کرد و به طور مستقیم به موضوع اصلی ایمیل پرداخت، اما بهتر است که در ایمیل خود با یک پاراگراف هرچند کوتاه به توضیح مختصر در مورد موضوع بپردازید.

• آموزش حرفه ای جیمیل – از مقدماتی تا پیشرفته — کلیک کنید

حال می‌توانید به متن و موضوع اصلی پرداخته و آن را شرح دهید. در ایمیل‌های دوستانه نیز از زیاده گویی و جملات طولانی و پاراگراف‌های بلند پرهیز کرده تا مخاطب از خواندن متن خسته نشود. در نهایت با خاتمه دادن ایمیل و استفاده از جملاتی نظیر عبارت‌های زیر می‌توانید یک خداحافظی دوستانه داشته باشید:

Goodbye.

Have nice day.

See you soon.

Have a good evening/ day/ holiday/ trip…

نمونه متن ایمیل دوستانه

Dear Mina

Hello,

I haven’t heard from you for a long time, how are you?

Last week I went to your recommended restaurant and I remembered you. Would you like to go there together to refresh your memories?

I look forward to seeing you.

love you, Sarah

مینا عزیز

سلام،

خیلی وقت هست که خبری ازت ندارم، چطوری ؟

هفته گذشته به رستوران مورد علاقه‌ات رفتم و یادت افتادم. آیا مایل هستی با هم به آنجا برویم تا تجدید خاطرات داشته باشیم.

مشتاقانه منتظر دیدنت هستم.

دوستدارت، سارا

جملات مورد استفاده در نوشتن ایمیل به انگلیسی

در ادامه بررسی طریقه نوشتن ایمیل به انگلیسی چند نمونه از جملات رایج که می‌توانید در متن خود به کار ببرید را با هم بررسی می‌کنیم.

جملات آغازین ایمیل

بسته به نوع ایمیل و فرد دریافت کننده از جملات رسمی و یا دوستانه می‌توان استفاده کرد، اما خوب است که در ابتدای ایمیل، گیرنده را به طور مستقیم مورد خطاب قرار دهید،  مناسب ترین گزینه‌ها برای این بخش عبارتند از:

Dear Mr/Mrs/Ms (نام خانوادگی گیرنده)

در صورتی که نام گیرنده را نمی‌دانید می‌توانید از عبارت زیر استفاده کنید.

Dear Sir/Madam

پس از سلام اولیه، به یک جمله مقدماتی نیاز دارید که دلیل ارسال آن ایمیل را به وضوح نشان دهد و با موضوع متن  مطابقت داشته باشد. برای این منظور می‌توانید از جملات زیر استفاده کنید، البته دقت داشته باشید که پاراگراف و متن طولانی در این بخش مناسب نیست و تا جای ممکن از بیان جزئیات بپرهیزید.

I am writing in reference to…

I am writing with regard to…

I am writing in connection with…

درصورتی که متن ایمیل شما حاوی اطلاعات خاصی است می‌توانید با جملات زیر پیش رویید:

I am writing to let you know…

I am delighted to tell you…

I regret to inform you that…

رایج ترین جملات برای پایان دادن به ایمیل

همانطور که شروع متن ایمیل در طریقه نوشتن ایمیل به انگلیسی مهم است، پایان آن نیز حائز اهمیت است. چند نمونه از جملات مناسب برای پایان دادن به متن ایمیل عبارتند از:

Best regards

Kind regards

Yours faithfully (نام گیرنده)

Yours sincerely (نام گیرنده)

در صورتی که در ادامه متن ایمیل خود به پاسخ گیرنده نیاز دارید، می‌توانید از جملات زیر استفاده کنید.

I look forward to hearing from you

مشتاقانه منتظر پاسخ تان هستم

Please let me know if…

لطفا به من اطلاع دهید اگر…

that’s okay

اگر مشکلی ندارد

if that is acceptable with you

اگر این مساله از نظر شما مورد قبول است

if that sounds okay

اگر همه چیز مناسب به نظر می‌رسد

if you can help

اگر می‌توانید کمک کنید

if you need an extension

درصورتی که به توضیح بیشتر نیاز دارید

if you need to reschedule

درصورتی که به تغییر زمان نیاز دارید

if you have any (more) questions

کلام آخر در مورد طریقه نوشتن ایمیل به انگلیسی

در عصر امروز که عصر ارتباط با دنیای مجازی است، یادگیری زبان انگلیسی و توانایی نوشتن ایمیل به این زبان بسیار حائز اهمیت است. به همین منظور در این متن به طریقه نوشتن ایمیل به انگلیسی در دو نوع رسمی و دوستانه پرداختیم. بدون شک برای نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی اولین مورد داشتن دانش کافی نسبت به این زبان و قواعد و نکات گرامری و نگارشی آن است.

به همین منظور توصیه می‌کنیم که حتماً برای تقویت زبان انگلیسی خود برنامه ریزی داشته باشید. شما می‌توانید با مراجعه به فرادرس و تهیه دوره‌های آموزشی زبان انگلیسی آن در این زمینه مهارت کافی کسب کنید. پس از تسلط بر زبان انگلیسی با رعایت قوانین گفته شده در این متن، این توانایی را دارید که یک ایمیل بسیار با کیفیت و مناسب را به زبان انگلیسی نوشته و برای فرد یا ارگان مورد نظر ارسال کنید.

• آموزش مقدماتی نگارش زبان انگلیسی — کلیک کنید