آموزش اکسل به زبان ساده

مقدمه

اکسل به‌عنوان یکی از قدرتمندترین ابزارهای محاسباتی و مدیریت داده‌ها در دنیای کامپیوتری به‌ویژه در حرفه حسابداری شناخته می‌شود. این نرم‌افزار توانمندی‌های بی‌شماری ارائه می‌دهد، از محاسبات ساده تا تجزیه‌ و تحلیل پیچیده داده‌ها.

کاربرد اکسل

 اکسل یکی از برنامه‌های موجود در مایکروسافت و آفیس است که در زمینه‌های محاسبات ریاضی، آماری، متنی، ترسیم نمودار و ابزارهای گرافیکی پر کاربرد می‌باشد. بخاطر کاربرد گسترده این ابزار تمام فروشگاه‌های کوچک تا شرکت‌های بزرگ می‌توانند از نرم افزار اکسل برای نظم دهی فعالیت‌های خود استفاده کنند.

مهم‌ترین وظیفه ای که نرم افزار اکسل بر عهده دارد نظم‌دهی و مرتب‌کردن اطلاعات مهم می‌باشد. همچنین اکسل می‌تواند در تمام رشته‌های مدیریت و کنترل پروژه، اقتصاد مهندسی، کنترل کیفیت مالی، آمار مهندسی، تحقیقات در عملیات و بسیاری موارد دیگر مورد استفاده قرار بگیرد.

مرحله ۱: آشنایی با واسط کاربری

وقتی اکسل مایکروسافت را باز می‌کنید، به شما یک صفحه سفید مشابه یک کاغذ خالی نشان داده می‌شود. این صفحه “ورق‌کاری” یا “شیت” نام دارد. شما می‌توانید در آن اعداد، متون و داده‌های خود را وارد کنید. این صفحه اولین چیزی است که شما با آن روبه‌رو می‌شوید. در ادامه بیشتر این رابط را توضیح می‌دهیم.

اصطلاحات اولیه و مهم

هر برنامه‌ای اصطلاحات مربوط به خود را دارد. درصورتی‌که از ابتدای کار شما با تمامی اصطلاحات آشنا باشید، دیگر هنگام عملیات سردرگم نمی‌شوید. در ادامه برخی از مهم‌ترین اصطلاحاتی که در اکسل مقدماتی به کار می‌روند، آورده شده است و پس از آن کاربرد اکسل را بیشتر توضیح خواهیم داد.

• شیت (Sheet): هر فضای کاری در اکسل به نام شیت شناخته می‌شود.
• سلول (Cell): هر خانه یا مربع در یک شیت به نام سلول معروف است و می‌توانید در هر سلول داده‌ها را وارد کنید.
• ردیف (Row) و ستون (Column): این اصطلاحات به ردیف‌ها و ستون‌های مختلف در یک شیت اشاره دارند.
• فرمول (Formula): فرمول اکسل برای انجام محاسبات متنوع استفاده می‌شود.
• نمودار (Chart): با استفاده از نمودارها می‌توانید داده‌ها را تصویرسازی کرده و الگوها و روابط را به طور واضح مشاهده کنید.

آشنایی با رابط کاربری اکسل

مرحله ۲: واردکردن داده‌ها

حال که کمی با فضای عمومی و اصطلاحات کاربردی در اکسل آشنا شدید، بهتر است به سراغ کار بآ اکسل برویم. نخستین چیزی که باید برای آموزش اکسل بیان کنیم، نحوه واردکردن داده‌ها داخل سلول‌ها یا خانه‌های نرم‌افزار است. واردکردن داده‌ها در برنامه إکسل بسیار ساده بوده و می­توان در این زمینه به سه مرحله زیر اشاره کرد:

1. 1. انتخاب سلول: ابتدا بر روی سلولی که می‌خواهید داده را در آن وارد کرده، کلیک کنید. سلول موردنظر شما با کادری آبی رنگ مشخص می‌شود.
2. تایپ‌کردن داده: پس از انتخاب سلول، برای وارد کردن داده آن را تایپ کنید. این داده می‌تواند متن یا عدد باشد.
3. ذخیره داده: برای ذخیره داده کلید Enter را فشار دهید. داده وارد شده در سلول نمایش داده می‌شود.

مرحله ۳: عملیات­های پایه مانند جمع و تفریق

شاید بعضی افراد از نرم آفزار اکسل فقط مرحله اولیه یعنی واردکردن داده‌ها داخل سلول‌ها را بدانند؛ اما خوب است بدانید که این برنامه بسیار پیشرفته است و شما در آموزش اکسل عملیات ریاضی با این نرم افزار را هم یاد می‌گیرید. برای جمع‌زدن مقادیر دو سلول مختلف طبق مراحل زیر عمل کنید:

1. انتخاب سلول مقصد: ابتدا بر روی سلولی که می‌خواهید جواب جمع در آن ظاهر شود، کلیک کنید. این سلول باید خالی باشد.
2. واردکردن فرمول: در سلول جواب، علامت “=” را تایپ کنید. سپس بر روی سلول رقم اول کلیک کرده و پس از آن علامت جمع “+” را تایپ کنید. بعد از آن باید بر روی سلول رقم دوم کلیک کنید.
3. عمل نهایی: با فشاردادن کلید Enter جواب جمع در سلول مقصد ظاهر می‌شود.

برای انجام عملیات تفریق نیز می­توانید مشابه روش بالا عمل کنید؛ اما طبیعتاً باید از علامت تفریق “-” به‌جای “+” استفاده کنید. این دو عملیات پایه می‌توانند در محاسبات ساده و تجزیه‌وتحلیل داده‌ها بسیار به شما کمک کنند. توجه کنید با یادگیری فرمول نویسی اکسل می‌توانید عملیات­های پیشرفته دیگر را نیز انجام دهید.

انجام جمع و تفریق در اکسل

مرحله ۴: فرمت‌بندی

فرمت‌بندی در اکسل به شما امکان می‌دهد تا ورق‌کاری خود را زیبا و مرتب کنید که در نتیجه آن انتقال اطلاعات هم بهتر انجام می‌شود. کار با جدول در اکسل را هم در همین مرحله می‌توانید بیاموزید. در این قسمت از آموزش اکسل به شما نشان می‌دهیم چگونه فونت، سایز، رنگ و تنظیمات دیگر را بر روی داده‌ها و ورق‌کاری اعمال کنید.

1. تغییر فونت و سایز: برای تغییر فونت و سایز متن، ابتدا متن موردنظر را انتخاب کنید. پس از آن باید از نوارابزار “قالب”، اندازه و فونت موردنظر خود را انتخاب کنید.
2. رنگ : شما می‌توانید رنگ متن و پس‌زمینه سلول‌ها را تغییر دهید. از گزینه‌های “رنگ متن” و “رنگ پس‌زمینه” در نوارابزار استفاده کنید.
3. تنظیم فرمت عددی: برای نمایش عدد‌ها با فرمت‌های مختلف مانند اعشارهای ثابت یا درصد، از گزینه‌های “تنظیم فرمت عددی” در نوار ابزار استفاده کنید.
4. تنظیم اندازه سلول‌ها و ستون‌ها: شما می‌توانید اندازه سلول‌ها و ستون‌ها را تغییر دهید تا داده‌ها بهتر جا شوند. برای این کار از گزینه‌های “تنظیم اندازه” در نوار ابزار استفاده کنید.

مرحله ۵: توابع ترکیبی

توابع ترکیبی در آکسل پیشرفته، ابزارهای پرقدرتی هستند که به شما اجازه می‌دهند تا داده‌ها را ترکیب کنید و محاسبات پیچیده‌تری انجام دهید. در واقع این توابع چندین عملیات ریاضی و منطقی را با یکدیگر ترکیب می‌کنند. برای مثال، تابع SUM (جمع‌کردن) به شما این امکان را می‌دهد تا مجموع اعداد مختلف را محاسبه کنید. تابع AVERAGE (میانگین) به شما این قابلیت را می‌دهد که میانگین اعداد را محاسبه کنید. توابع IF (اگر) به شما کمک می­کند که در صورت برقراری یک شرط، مقدار مشخصی را نمایش دهید.

مبحث توابع ترکیبی در برنامه اکسل

مرحله ۶: نمودارها و گرافیک

در برنامه آکسل شما قادر هستید نمودارهای مختلفی را ایجاد کنید. این مرحله از آموزش اکسل به‌ویژه برای کارهای تحلیلی بسیار کاربردی است. در ادامه می‌خواهیم به شما نشان دهیم که چگونه می‌توانید از نمودارها و گرافیک‌ها در اکسل برای تصویرسازی داده‌های خود بهره برید.

1. انتخاب داده‌ها: قبل از ایجاد نمودار باید داده‌های موردنظر خود را انتخاب کنید. برای انتخاب داده‌ها می‌توانید محدوده سلول‌ها را با کشیدن ماوس انتخاب کرده یا از نوار ابزار “انتخاب” استفاده کنید.
2. ایجاد نمودار: بعد از انتخاب داده‌ها روی تب “دیاگرام” در نوار ابزار کلیک کنید. در اینجا می­توانید انواع مختلفی از نمودارها مانند نمودار میله‌ای، نمودار خطی و غیره را مشاهده کرده و یکی را انتخاب کنید.
3. ویرایش نمودار: پس از ایجاد نمودار، می‌توانید آن را ویرایش کنید. می­توانید از قسمت‌های “طراحی نمودار” و “قالب‌بندی” در نوارابزار برای تغییر رنگ، اندازه و نمایش مؤثر‌تر نمودار استفاده کنید.

نمودارها و گرافیک در برنامه اکسل

مرحله ۷: ذخیره و اشتراک‌گذاری

پس از ایجاد و ویرایش داده‌ها و نمودارها در اکسل، می­توانید این اطلاعات را ذخیره کرده و به دیگران ارسال کنید. برای ذخیره کردن پرونده از منوی “فایل” در بالای صفحه کمک بگیرید. باید گزینه “ذخیره” یا “ذخیره به‌عنوان” را برای ذخیره سازی فایل اکسل انتخاب کنید. برای به‌اشتراک‌گذاری پرونده با دیگران، می‌توانید از منوی “فایل” و گزینه “اشتراک‌گذاری” یا “ارسال به” استفاده کنید.

کلام پایانی

در این مقاله ما به شما نشان دادیم که چگونه می‌توانید از صفر تا صد اکسل را بیاموزید. با یادگیری مراحل ساده شما می‌توانید از قدرتمندترین ابزارهای محاسباتی و تجزیه‌وتحلیل داده‌ها در دنیا بهره‌مند شوید. لازم است بدانید آموزش اکسل به صورت مجازی و غیر حضوری نیز انجام می­شود. اکنون وقت آن است که شروع به تمرین و یادگیری این برنامه پرکاربرد کنید. برای آموزش اکسل مقدماتی تا پیشرفته از این آدرس اینترنتی استفاده کنید.